电子文书的利用

时间:2020-06-30 作者:学习吧 热度:
电子文书的利用方式多种多样,可以采用以下几种。
 
电子文书的利用
 
1.电子文书联机阅览
 
(1)计算机网上阅览。就是将可公开利用的电子文书上网,相关人员只要上网就可检索出所需的电子文件,并进行阅览。网上阅览简便、快捷,没有时间、地域的限制,且用户面广,是电子文书利用的最基本方式。
 
电子文书上网是有一定的条件的。不同类型的文件,有时需要不同的软件环境要求。因此,为了方便人们阅览,还应指出阅读电子文书所需要的软件环境。如果所需的软件是共享软件,则应同时上网提供,以方便使用者阅览时下载。
 
(2)计算机单机阅览。就是将电子文书放在单机上阅览。这种阅览方式通常是对部分不宜公开的电子文件或有密级的电子文件的利用。这类文件由于有保密的要求,不宜上网、不可随意复制,但由于属于机读文件,其内容必须由计算机“读出来”,阅览者才能利用,所以可以采用这种单机阅览的方式。单机阅览可以在办公室或者阅文室进行,但要注意采用这种方式的保密性。
 
2.电子文书脱机阅览
 
脱机阅览就是将计算机显示屏上的电子文书内容信息,从软拷贝形式转化为打印件、复印件或缩微件等硬拷贝形式,然后脱离计算机进行阅览。这种阅览方式可以不借助于计算机。
 
3.电子文书复制
 
复制是电子文书利用中最常见的方式。电子文书可以通过复制形成电子文书副本,从而能够满足广大阅读者的需求。
 
电子文书的复制既可以是副本复制,也可以是摘录复制。副本复制就是对电子文书的所有组成部分进行复制,摘录复制就是仅对电子文书的某一部分进行复制。可以根据工作需要进行选择。
 
电子文书的复制根据载体不同有以下多种形式。
 
(1)软盘复制:即将电子文书的数字化代码复制于软盘上。这种利用方式简便、易行、花费少,是过去复制中最常用的复制形式。但这种复制的载体可靠性比较差,软盘易损坏,且容量小。目前已不采用。
 
(2)光盘复制:即将电子文书的数字化代码复制于光盘上。由于光盘的存储容量大,可以进行大量复制,且可靠性也比软盘好,所以是复制中的首选方式。
 
(3)硬盘复制:即将电子文书的数字化代码复制于硬盘上。硬盘的存储容量更大,可以进行大量复制,读取很方便。
 
(4)磁带复制:即将电子文书的数字化代码复制于磁带上。磁带的存取速度慢,而且只能顺序存取,所以只适用于需长时间保存的电子文书的复制。
 
(5)U盘复制:U盘是目前常用的一种移动存储装置,灵活方便。但由于容易损坏,不宜作为长期保存的副本。
 
4.电子文书网上展览
 
网上展览是根据某种需要,按照一定的主题,系统地在网上对电子文书进行展出。这是通过展出和介绍有关电子文书的内容和成分而提供利用的一种方式,保证了电子文书利用的高效性。
 
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