签收文件有哪些注意事项

时间:2020-06-30 作者:学习吧 热度:
单位接收文件首先由外收发室工作人员签收。因为文件的接收具有被动性,来文必收不容选择,为防止错收和漏收,分不清主次缓急,所以在文件接收之时起,必须清点签收,签收文件有哪些注意事项,一起来。
 
签收文件有哪些注意事项
 
1.查数量
 
对照投递清单或送文登记簿清点核实文件的数量。查所列文件总件数与实有件数是否相符。如有不符之处,应立即查询。
 
2.查收文
 
查来文封套上所注的收文单位是否与本单位名称相符,核定是否是本单位的收文。属于错发、误发的文件,要立即退回或提供线索,请送文件人转送其他单位。
 
3.查封号
 
查来文封号是否与递送人签收簿上所登记的封号相同。不相同的要立即指出。
 
4.查包装
 
检查文件包装情况,看来文封套有无拆封或破损现象。发现有破封、散包、密封条被拆毁等情况应当场声明并注明,及时追查原因。
 
5.查日期
 
看发文日期是否相符,如有不符,应立即询问。判定如属紧急或限时送达与办理的文件,应随到随转,不得积压;如属保密文件,则按处理保密文件的规定,转送机要部门处理。
 
经以上检查核对,确认无误的文件方可履行接收签字手续,签名并签注收到的时间。急件要注明收到的具体时间,具体到时、分,以备工作查考。
 
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