会议预案怎么拟定

时间:2020-06-30 作者:学习吧 热度:
会议预案怎么拟定?会议预案就是会议的筹备方案。预案拟定的是否合理可行,是否细致周到,直接决定会议能否取得预期效果,特别需要精心策划。会议预案相当于将会议组织的整个流程整理出来,将工作任务分解分工,所以每项任务必须有具体要求和具体负责人。会议预案报请领导批准后,要及时组织实施。
 
会议预案怎么拟定
 
1.确定会议基本要素
 
根据会议所要达到的目的和目标要求,会议预案要确定会议名称、议题、时间、地点、会期、与会人员和会议方式等诸要素。
 
2.会务工作分工
 
为保证会议顺利进行,特别是中大型或重要的会议,需要组建会议筹备机构,再分成工作小组,互相协调,共同完成办会任务。一般大型会议要设置秘书处,专门负责会议的组织和协调工作。下设的工作小组为:
 
(1)总务组:负责会场、接待签到、住宿、交通、卫生、文娱活动等会议的组织、协调工作,负责车辆调度、设备保障、用品发放与管理、经费预算及筹措、财务管理等工作。
 
(2)秘书组:负责拟写会议预案,准备各种会议文件和资料,做好会议记录及会议简报、档案等文字性工作。
 
(3)宣传组:负责制订会议公关计划,组织、安排记者采访,提供新闻稿,承办记者招待会,录制会议音像资料等。
 
(4)保卫组:负责防火、防盗、人身和财务安全以及大会保密工作。
 
3.制定会议预算
 
举行任何会议都要消耗一定的人力、财力、物力,特别是大中型会议的投入,应本着勤俭办会的原则对会议的经费及各项支出作出预算。预算应尽量降低会议成本,但同时又要有一定的弹性,注意要留有余地。会议经费一般包括以下几个方面。
 
(1)会议室租金。包括会议场地租金、会议设备租赁费用和会议布置费用。
 
(2)交通费用。包括与会人员往返出发地至会务地的交通费用、会议期间住宿地至会场的交通费用、会场至餐饮地点的交通费用、会场到商务活动场地的交通费用、商务考察交通费用以及与会人员可能使用的预定交通费用。
 
(3)住宿餐饮费用。住宿费往往是会议的主要支出项目。餐饮费用包括早餐、午餐、会场茶歇和联谊酒会等费用。
 
(4)广告宣传费用。包括制作或提供会议纪念品、会场礼仪、代表证、广告牌、文件包等所需的费用。
 
(5)劳务费。包括服务人员劳务费和专家劳务费(即请专家、学者讲演或发言的酬金等)。
 
(6)旅游费用。会议主办方在会议期间或结束之后,安排相关人员参加具有当地特色的旅游活动所需的费用。
 
(7)其他费用。根据会议策划需要的其他费用,包括运输与仓储、娱乐保健、媒介、公共关系、通信联系、印刷等费用。
 
(8)不可预见的费用。会议过程中一些临时性安排产生的费用。
 
4.会议议程、会议程序和会议日程的确定
 
(1)会议议程。会议活动有一类是议题性活动,即围绕议题展开的讲演、辩论、商讨、审议和表决等活动。会议议程是对议题性会议活动的程序化,即把会议议题按照主次、轻重及其内在联系有机地排列起来,安排好顺序,印成文件。会议议程起着维持会议秩序的作用,关系着会议能否顺利进行。一般用序号清晰地表达出会议的各项议题,制成“议程表”,经领导审定后,会前发给与会者。
 
(2)会议程序。会议活动有时是非议题性的,如选举、颁奖、揭幕等一事为主的会议活动,一般只制定会议程序。会议程序是指在一次具体的会议中按照时间先后排列的详细的活动步骤。会议程序表明一次具体会议活动的内容及时间顺序,可繁可简,一般由主持会议的人员掌握即可。
 
(3)会议日程。会议日程是把一天中会议议程规定的各项活动按单位时间具体落实,不仅包括会议议题的全部活动,还包括会议过程中其他的辅助活动,如聚餐、参观、考察和娱乐等。会议日程是对完成会议各项议程所需时间的预测和必要的限制,可以表明会议发展的进程,有助于提高会议效率。会议日程要按时刻逐日精心编排。
 
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